En kort guide til e-post etikett på universitetet

Original English version: http://www.cs.bham.ac.uk/~mgl/hsds/email_etiquette.html

Dr. Mark Lee, Skole for datavitenskap
Universitet av Birmingham

Hvorfor er en veiledning nødvendig?

Fordi det er alt for vanlig for meg å motta en e-post som:

Fra [email protected]
Emne: give help!
Til: [email protected]

JEG VIL HA EN UTVIDELSE FOR ARBEID DENNE UKEN! JEG HAR VÆRT SYK, LER HØYT.

De fleste vet allerede hvordan man skriver en perfekt god e-post. Det er noen grunnleggende regler om grunnleggende engelsk og høflighet, men bortsett fra det ikke mye annet. Til tross for dette mottar jeg ofte e-postmeldinger som er uklare, uhøflige, bisarre og noen ganger helt umulige å forstå.

Jeg mottar vanligvis 50-60 e-postmeldinger om dagen, og så hvis du ønsker et raskt, effektivt (og høflig) svar så les videre (vær så snill!).

Det er to seksjoner. “Informelle e-poster” er ment for e-post til dine venner, kolleger og (siden vi er ganske uformelle på universitetet). “Formelle e-postadresser” er for når du skriver formelle e-postmeldinger mens du søker om jobber, intervjuer, praktik eller finansiering og så videre Det lønner seg også å misforstå formalitet når du sender e-post til noen du ikke kjenner utenfor skolen. Svært få mennesker blir fornærmet av noen som er altfor høflig.

Uformelle e-poster

  • Komme i gang epost med å hilse/ta den personen du skriver til. “Kjære Mark” er fine. De fleste medarbeidere i skolen foretrekker å bli kalt ved fornavn. Hvis du virkelig insisterer deretter “Kjære Dr. Lee” er det også fint (men gjør meg høres gammel). Hvis du ønsker å være mer uformell deretter “Hei Mark” eller “Hei Mark” er også greit.Adressering personen ved starten av e-posten er spesielt viktig hvis du skriver en e-post som er kopiert til flere personer siden hvis du ikke gjør det så er det mulig at alle vil tenke e-posten er ment for noen andre (og derfor ikke gjør noe).Hvis du skriver til en generisk e-postliste deretter “Kjære adresseliste” eller “Kjære alle” er fine.
  • E-posten bør være kort og rett på sak. Vaffel er aldri bra og har en tendens til å skjule den faktiske betydningen av e-posten.
  • Høflighet er ikke valgfritt. Hvis du ønsker å be om noe så er det høflig å enten bruke ordet “please” og danner forespørselen som et spørsmål snarere enn en kommando (f.eks skrive “Kan jeg få en forlengelse” heller enn “Jeg vil ha en utvidelse” eller “Gi meg en utvidelse”)
  • Bruk riktig grammatisk engelsk. Husk at du er på universitetet! Også unngå txt-speak og obskure akronymer.
  • Gi nok detaljer. For eksempel, hvis du ber om en forlengelse så si hvilken modul du trenger utvidelsen for. Det vil spare leseren av e-posten å måtte skrive tilbake for å spørre.
  • Bruk normal kapitalisering. Det er navn, datoer, steder, de fleste akronymer og starter av setninger bør være stor. Hele setninger bør ikke.
  • Unngå å sende noen store vedlegg uten advarsel – spesielt til e-postlister. Vår postbud postliste server har en relativt lav størrelsesgrense for vedlegg og alt for stor vil sitte ulevert & ubemerket på serveren til en admin logger inn for å godkjenne den.
  • Logge av med ditt navn. Det er også vanlig å ha noen “lukking hilsen” som “hilsen” eller “Med vennlig hilsen”. Se omtale i neste avsnitt for å bruke.

Formelle e-poster

De fleste av de ovennevnte gjelder fortsatt bare på en strengere måte.

  • Du må ta opp email.If du vet navnet på personen du skriver til og sin tittel deretter bruke både dvs. “Kjære Dr. Smith”. Det er en rimelig antakelse at de fleste vitenskapelig ansatte vil være “Dr.” eller “Professor”, men dette er ikke alltid tilfelle. De fleste pedants foretrekker “Professor” til “professor” Hvis du ikke vet navnet på personen deretter bruke “Kjære herr eller fru”.
  • Bruk riktig, grammatisk engelsk. Jeg innser at jeg gjentar meg selv, men dette er spesielt viktig hvis du søker på en jobb og så videre Hvorfor skulle noen ansette noen som har lav standard i sitt profesjonelle arbeid? Det er også verdt å bruke en stavekontroll for viktige e-poster.
  • Signere med en avsluttende hilsen og ditt fulle trukket fornavn (dvs. selv om alle vennene dine kaller deg Mikey – signere med “Michael”) og etternavn.
  • Du kan også ønske å vurdere hvilken e-postadresse du bruker. Jeg har nylig vurdert en søknad fra en student som brukte en epost langs linjene av “[email protected]”. Dette kan eller kan ikke ha vært sant, men det absolutt ikke hjelpe sin søknad.

Det er en del diskusjon om hvilke lukkende salutasjoner som er hensiktsmessige. Hvis du skrev et formelt brev enn du burde bruke “Med vennlig hilsen” hvis du adresserer brevet til en bestemt person og “Din trofast” hvis du adresserer brevet til en generisk “Sir eller Fru”. Denne regelen kan også brukes til formell epost. Men for uformelle e-post er følgende også fine: “Med vennlig hilsen”, “Beste hilsener” og så videre. (“Skål” er også fint mellom venner, men sannsynligvis for uformelt for generell bruk).

Fowlers utmerkede guide til moderne engelsk (2. utgave) nevner avsluttende hilsen “Jeg benytter meg av denne muligheten til å fornye deg forsikringen om mitt høyeste hensyn”. Jeg mistenker at dette er for formelt for de fleste situasjoner, men hvis du ønsker å bevise at du har gjort det til slutten av denne e-postguiden, vennligst vær så snill å bruke den neste gang du emailer meg.

(Sist oppdatert 12. mars 2008 av mgl)